Cara Gratis Membuat Formulir Pendaftaran Pendidikan dan Kegiatan Resmi di Google Forms

Google Forms atau Google Formulir adalah aplikasi administrasi milik Google yang melayani pembuatan formulir, angket, soal ujian, kuis, hingga undangan secara online. Khusus untuk akun pribadi, platform ini dapat digunakan dengan gratis.

Sebagaimana kita ketahui bersama, kondisi sekarang ini tidak memungkinkan untuk melakukan kontak fisik. Padahal berbagai kegiatan rutin tahunan seperti masa penerimaan peserta didik baru, ujian/tes, hingga tugas akhir (skripsi) harus terus berjalan. Google Forms bisa jadi solusinya.

Tak perlu khawatir, semua data atau informasi yang telah diisi responden, dengan sendirinya tersimpan dan dijamin aman di Google Drive. Bagi siapapun pemilik akun Gmail secara otomatis juga memiliki akun Google Drive. Tinggal buka tautan ini https://drive.google.com.

Bagi kalian yang menginginkan tambahan keamanan dan kontrol yang lebih mumpuni, bisa menggunakan akun bisnis. Syaratnya harus berlangganan paket yang telah ditentukan oleh Google. Caranya dengan punya akun G Suite atau akun Google One (Google Drive berbayar).

Lalu apakah sulit membuat Formulir di Google Forms? Ternyata tidak. Begini cara menggunakan Google Formulir untuk membuat formulir pendaftaran pendidikan, acara resmi, hingga acara non resmi secara online.

1. Lebih baik gunakan komputer/laptop untuk membuatnya agar leluasa. Pastikan dulu, kalian sudah login ke akun Gmail milik pribadi. Kalau tidak login bakal tidak bisa melanjutkan langkah berikutnya.

2. Buka tautan ini, yang tertera di sini https://www.google.com/intl/id_id/forms/about/. Silakan pilih akun "Pribadi" berada di sisi kiri. Tekan tombol "Buka Google Formulir". Lalu pilih template formulir yang sesuai dengan program kegiatan kalian. Buka tombol "Galeri template" untuk melihat lebih banyak lagi, seperti gambar di bawah.

3. Ada juga alternatif template "kosong". Itu untuk memfasilitasi bagi kalian yang ingin berkarya secara murni dari diri sendiri. Caranya pilih template bergambar tanda "+" berwarna-warni yang di bawahnya dinamai "Kosong". Lebih lengkap silakan lihat gambar di atas.

4. Supaya lebih mudah, setelah kalian melihat dan mempelajari berbagai template di menu "Galeri template", lebih baik pilih template kosong dulu untuk belajar. Lantas isi judul di kolom "Formulir tanpa judul" dan deskripsi formulir di kolom "Deskripsi formulir" seperti gambar di bawah.

5. Untuk membuat kesan formal tambahkan juga gambar, logo, foto, atau yang semacamnya di bagian kepala/atas formulir. Caranya tekan ikon palet lukis seperti gambar di bawah. Kemudian pada bagian "header" tekan tombol "Pilih gambar". Klik "UNGGAH" untuk mengambil gambar dari file di laptop. Upload file foto lalu tekan "Selesai".

6. Sebelum ada perintah untuk mengisi dan meng-upload file di kolom formulir yang akan dibuat, lebih elok disisipkan dulu gambar brosur pendaftaran, pamflet, atau semacamnya. Caranya klik ikon "Tambahkan gambar" seperti yang tampil di bawah. Rapikan posisi gambar dengan menekan tombol berupa tiga titik yang tersusun berada di pojok kiri sebelah atas gambar.

7. Klik pada kotak paling bawah seperti yang ditunjuk panah warna merah di bawah. Lalu ketik pertanyaan, permintaan, atau perintah sesuai kebutuhan, pada kolom "Pertanyaan tanpa judul". Tekan "Opsi 1" untuk menentukan jawaban yang diinginkan (bila itu soal pilihan ganda, kotak centang, atau drop down).

8. Tekan tombol "Pilihan ganda" untuk menentukan model jawaban yang diinginkan. Jawabannya bisa berupa pilihan ganda, kotak centang, drop down, up load file, jawaban singkat, jawaban panjang, skala, tanggal, dan lain-lain.

9. Jangan lupa geser tombol "Wajib diisi" bila pertanyaan itu wajib untuk dijawab. Tampilannya seperti gambar di bawah.

10. Tekan tanda + dalam lingkaran seperti gambar di bawah untuk menambahkan pertanyaan lain di "kotak" selanjutnya.

11. Perhatikan gambar di bawah. Di sana terdapat banyak model jawaban yang disediakan Google Formulir. Silakan pilih sesuai dengan pertanyaan yang diajukan.

12. Kalian juga bisa memberikan opsi jawaban berupa perintah untuk up load file. Baik itu berupa dokumen (PDF, Ms Word, dll), gambar, audio, hingga video. Seperti nampak pada gambar di bawah.

13. Sebelum membagikan link atau tautan Formulir pada publik atau orang yang dituju, lebih baik gunakan menu "Pratinjau" atau preview pada ikon bergambar "satu mata" seperti di bawah.

14. Setelah semua sudah dibaca dan diteliti ulang, bila disimpulkan layak untuk disebarluaskan maka langkah berikutnya tekan tombol "Kirim" di sisi pojok kanan atas. Lalu cari sub menu "Tautan" dengan menekan tombol gambar anak rantai seperti di bawah. Kemudian tekan tombol "Salin" untuk menyalin (copy) atau centang "Perpendek URL" untuk memperpendek link.

15. Sebagai contoh, hasil formulir yang kami buat berada di tautan ini:

https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSe6GVkAnvrMtMSEnXPSPshoM0sC55gLjKc-rQD7z-gA7HsXYQ/viewform?usp=sf_link

atau tautan berikut: https://forms.gle/o1T91JDQh6Q1ykFx8. Keduanya sama saja, yang membedakan cuma panjang dan pendeknya tautan/link.

16. Untuk meninjau tanggapan dari formulir yang telah diedarkan, kalian dapat melihatnya di menu "Respons" letaknya di sebelah kanan menu "Pertanyaan". Kalian akan mengetahui berapa jumlah respon yang masuk. Serta tampilan jawaban yang diberikan berdasarkan ringkasan, pertanyaan, dan individu yang menanggapi.

Untuk membuka kembali formulir yang telah dibuat, kalian cukup membuka https://drive.google.com. Lalu di menu "Drive Saya" carilah formulir yang telah dibuat. Kalian bisa mengganti nama "file" formulir tersebut dengan cari klik kanan lalu pilih "Ganti nama".

Membuat formulir pada Google Forms memang mudah. Namun, dibutuhkan agak banyak waktu, ketelitian, dan ketelatenan dalam membuatnya. Mulai dari anak SMP hingga orang sepuh yang terbiasa dengan komputer pasti dapat membuatnya.

Kamis, 11 Juni 2020